Jede Organisation hat Personalbedarf und es kann für Unternehmen schwierig sein, die richtigen Kandidaten zu finden. Die externe Personalbeschaffung ist ein wichtiger Prozess, um Kandidaten zu finden, die perfekt auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt sind. Der Prozess kann jedoch komplex und zeitaufwendig sein, und es gibt verschiedene Herausforderungen, die Unternehmen überwinden müssen. In diesem Blog werden wir uns mit der externen Personalbeschaffung befassen, um ein besseres Verständnis dafür zu entwickeln, was es beinhaltet und welche Herausforderungen damit verbunden sind.
Was ist externe Personalbeschaffung?
Die externe Personalbeschaffung, wie der Name schon sagt, ist ein Prozess, durch den Unternehmen geeignete Kandidaten von außerhalb des Unternehmens rekrutieren. Der Prozess beginnt mit der Identifizierung, welche Stellen besetzt werden müssen, und der Erstellung einer detaillierten Stellenbeschreibung. Anschließend wird die Stellenanzeige in verschiedenen Medien wie Jobportalen und sozialen Medien veröffentlicht, um die Aufmerksamkeit potenzieller Kandidaten zu erregen. Es ist ein Teilprozess der Personalwirtschaft.
Welche Aufgaben hat die externe Personalbeschaffung?
Die externe Personalbeschaffung umfasst eine Reihe von Aufgaben, die darauf abzielen, potenzielle Kandidaten für das Unternehmen zu finden. Dazu gehören:
- Erstellung einer genauen Stellenbeschreibung
- Veröffentlichung der Stellenanzeige in verschiedenen Medienplattformen
- Sortierung und Überprüfung von Bewerbungen
- Durchführung von Vorstellungsgesprächen mit ausgewählten Kandidaten
- Überprüfung von Referenzen und Hintergrundinformationen von Kandidaten
- Auswahl des am besten geeigneten Kandidaten
Welche Herausforderungen gibt es bei der externen Personalbeschaffung?
Obwohl die externe Personalbeschaffung von enormer Bedeutung ist, gibt es auch Herausforderungen, die Unternehmen bei diesem Prozess bewältigen müssen. Eine der größten Herausforderungen ist die Fähigkeit, die besten Kandidaten zu finden. Da viele Unternehmen ähnliche Stellen besetzen müssen, konkurrieren sie um dieselben Kandidaten, was es schwierig macht, hochqualifizierte, talentierte Bewerber zu finden. Es kann auch schwierig sein, im Bewerbungsprozess eine transparente Kommunikation aufrechtzuerhalten, um potenzielle Mitarbeiter zu halten.
Außerdem kann die externe Personalbeschaffung ein anhaltend kostspieliger Prozess sein. Die Veröffentlichung von Stellenanzeigen und die Durchführung von Bewerbungsgesprächen können kostspielig sein, insbesondere wenn die Position lange unbesetzt bleibt und das Budget des Unternehmens belastet.
Kosten der externen Personalbeschaffung
Die Kosten der externen Personalbeschaffung können sich aus verschiedenen Aspekten zusammensetzen. Dazu gehören Kosten für die Veröffentlichung von Stellenanzeigen, die Nutzung von Jobportalen oder Personalvermittlungsagenturen, sowie Aufwendungen für Vorstellungsgespräche und Einstellungsverfahren. Zusätzlich können indirekte Kosten entstehen, wie zum Beispiel der Arbeitsaufwand interner Mitarbeiter, die in den Rekrutierungsprozess involviert sind. Es ist wichtig, diese Kosten zu berücksichtigen und effektive Strategien zur Kostenminimierung zu entwickeln, um den Personalaufwand des Unternehmens effizient zu gestalten.
Externe Personalbeschaffung vs. Personalentwicklung
Externe Personalbeschaffung und Personalentwicklung sind zwei unterschiedliche Strategien zur Deckung des Personalbedarfs eines Unternehmens. Bei der externen Personalbeschaffung wird, wie bereits beschrieben, nach geeigneten Kandidaten außerhalb des Unternehmens gesucht. Die Personalentwicklung hingegen konzentriert sich auf die Ausbildung und Förderung von bestehenden Mitarbeitern, um ihnen zu ermöglichen, höhere Positionen innerhalb des Unternehmens einzunehmen.
Jede Strategie hat ihre Vor- und Nachteile. Während die externe Personalbeschaffung es ermöglicht, frische Perspektiven und spezifische Fähigkeiten ins Unternehmen zu bringen, kann die Personalentwicklung dazu beitragen, die Loyalität und das Engagement der Mitarbeiter zu erhöhen. Es ist wichtig, eine ausgewogene Mischung aus beiden Strategien zu finden, um die langfristigen Ziele des Unternehmens zu erreichen.
Vorteile der externen Personalbeschaffung:
- Bringt frische Ideen und Perspektiven ins Unternehmen
- Ermöglicht den Zugang zu spezifischen, außerhalb des Unternehmens entwickelten Fähigkeiten
- Kann einen Wettbewerbsvorteil schaffen, indem sie Talent von Konkurrenten abwirbt
- Füllt schnell offene Stellen, die intern nicht besetzt werden können
Nachteile der externen Personalbeschaffung:
- Kann teuer und zeitaufwendig sein, besonders wenn die Suche nach dem idealen Kandidaten lange dauert
- Kann das Engagement und die Moral der bestehenden Mitarbeiter beeinträchtigen, die eine Beförderung erwarten könnten
- Führt oft zu einer längeren Eingewöhnungszeit, da der Kandidat das Unternehmen und seine Prozesse erst verstehen muss
- Es besteht das Risiko einer schlechten kulturellen Passung zwischen dem Unternehmen und dem neuen Mitarbeiter
- Ggf. hohe Kosten und Administration von Personalinformationssystemen
Vorteile der Personalentwicklung:
- Stärkt die Loyalität und das Engagement der Mitarbeiter, da sie Perspektiven für Wachstum und Aufstieg sehen
- Spart Kosten und Zeit im Vergleich zur externen Personalbeschaffung
- Fördert eine starke Unternehmenskultur, da die Mitarbeiter das Unternehmen und seine Werte bereits verstehen
- Reduziert die Einarbeitungszeit, da der Mitarbeiter bereits mit den Unternehmensprozessen vertraut ist
Nachteile der Personalentwicklung:
- Kann begrenzt sein durch die vorhandenen Fähigkeiten und das Wissen der Mitarbeiter
- Kann Lücken in der Belegschaft hinterlassen, wenn Mitarbeiter befördert werden und ihre bisherigen Positionen frei werden
- Kann eine längere Zeit in Anspruch nehmen, um Mitarbeiter auf höhere oder spezialisierte Rollen vorzubereiten
- Kann das Risiko einer Stagnation erhöhen, wenn es an frischen Ideen und Perspektiven fehlt.
Häufig gestellte Fragen zur externen Personalbeschaffung (FAQ)
Wer ist für die externe Personalbeschaffung verantwortlich?
In der Regel ist die Personalabteilung eines Unternehmens für die externe Personalbeschaffung verantwortlich. Sie übernimmt die Aufgaben der Identifizierung des Personalbedarfs, der Erstellung und Veröffentlichung von Stellenanzeigen, der Durchführung von Bewerbungsgesprächen und der Auswahl geeigneter Kandidaten. Es kann jedoch auch vorkommen, dass externe Personalagenturen oder Headhunter eingestellt werden, um diesen Prozess zu unterstützen oder zu leiten, insbesondere bei Spezial- oder Führungspositionen.
Wie lange dauert der Prozess der externen Personalbeschaffung?
Die Dauer des externen Personalbeschaffungsprozesses kann stark variieren und hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der Art der Position, die besetzt werden soll, der Anzahl der Bewerber und dem Auswahlverfahren des Unternehmens. Im Durchschnitt kann es jedoch zwischen einigen Wochen bis zu mehreren Monaten dauern, eine offene Position extern zu besetzen.
Welche Methoden werden bei der externen Personalbeschaffung angewendet?
Zu den gängigen Methoden der externen Personalbeschaffung gehören Stellenanzeigen in Medien, Jobmessen, Personalvermittlungsagenturen und sozialen Medien. In jüngster Zeit wird auch immer häufiger auf digitale Tools wie Jobportale oder LinkedIn zurückgegriffen. Zudem können Headhunter oder Personalberater ins Spiel kommen, insbesondere wenn es sich um spezialisierte oder höhere Positionen handelt.
Wie kann die Effektivität der externen Personalbeschaffung gemessen werden?
Die Effektivität der externen Personalbeschaffung kann an Hand verschiedener Kennzahlen gemessen werden. Dazu gehören die Zeit, die benötigt wird, um eine Position zu besetzen (Time-to-Hire), die Qualität der eingestellten Kandidaten, die durch Leistungsbeurteilungen und Fluktuationsraten gemessen werden kann, und die Kosten pro Einstellung. Die Auswahl der passenden Kennzahlen hängt von den spezifischen Zielen und Prioritäten des Unternehmens ab.
Zusammenfassung:
Externe Personalbeschaffung ist der Prozess, durch den Unternehmen externe Kandidaten gewinnen, um offene Stellen zu besetzen. Es gibt viele Aufgaben, die diesen Prozess unterstützen, einschließlich der Erstellung der Stellenbeschreibung, Veröffentlichung von Werbung, Überprüfung von Bewerbungen, Durchführung von Interviews und Auswahl des geeigneten Kandidaten.
Obwohl dies ein wichtiger Prozess ist, gibt es auch Herausforderungen, die Unternehmen bewältigen müssen. Die größte Herausforderung besteht darin, die besten Talente zu finden, die oft von vielen Unternehmen im Wettbewerb um dieselben Kandidaten gesucht werden. Kosten können auch ein Faktor sein.
Im Endeffekt werden Unternehmen weiterhin die externe Personalbeschaffung nutzen, um die besten Kandidaten zu finden und den richtigen Mitarbeiter zum Erfolg zu bringen.